「秘書といえば、大企業の社長に仕えて、ミステリアスでセクシーなイメージ」 私だけかもしれませんが、映画やドラマに登場する秘書にはそんなイメージで登場しますよね。では、 秘書は一体どのような仕事をしているのでしょうか 実際に秘書として働いている人は、どのような業務内容があるのか簡単に紹介していきましょう。
秘書の仕事は、非常に多くの業務が実はあります。お茶くみやお使いといった雑務から、上司のスケジュール管理、資料の作成など膨大です。主な業務内容を簡単にあげると下記のようになります。
（1）上司のお世話
上司のお世話というものは雑用です。たとえば、上司を気持ちよく仕事をしてもらうために、飲食店の予約、車の手配、趣味のチケットの予約、オフィスの日用品の購入、冠婚葬祭に関する雑務、上司の健康管理なども雑用になってしまいますが立派な業務の1つです。
（2）文書の作成／資料作成
上司のもとに届く文書や、発信しなければならない文書は膨大です。その重要度などを振り分け発信していく業務も秘書の仕事なのです。データ管理も行うので、責任重大な仕事です。また、顧客や社内関係者に対して行うプレゼンテーションの資料を作成するのも秘書の仕事の1つです。わかりやすくまとめ、上司が納得するような資料を作らなければなりません。
（3） 電話応対・接遇
秘書の仕事の中で最も重要なのが、電話応対です。電話の場合は、必要に応じて十分な内容を聞きやすい声と歯切れのよい話し方で短時間に相手に伝えなければなりません。ここで対応が悪いと上司の仕事にも影響します。これと同じように上司に接するお客さんにも心をこめておもてなしをしなければなりません。相手を思う気遣いも秘書の仕事では必要なスキルになってくるのです。
（4）会議の準備
上司が会議を主催する場合は、出席者の人数や顔ぶれに応じてふさわしい会場の選定と予約をしなければなりません。もちろん資料の準備を行うことも大切になってきます。
この他に、経理事務や出張業務などという事務処理の仕事も多くあります。秘書は映画やテレビで登場するミステリアスなイメージとは異なり、仕事量は膨大なのです。
今回は秘書の仕事を簡単に紹介してみました。このようにルックスだけで通用するような仕事ではありません。 会社を動かしている上司をいかに気持ちよくサポートするかということが秘書に課せられる責務なのです。 もちろん、女性だけではなく男性でも活躍している秘書はいますので、そこは誤解のないようにお願いしますね。
